SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

1.0      SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

Peredaran masa telah membawa kita ke suatu era yang dilengkapi dengan teknologi serba canggih dan moden sejajar dengan perubahan masa. Kepentingan Sistem Maklumat (Information System-IS) dalam konteks masyarakat abad ini tidak dapat dinafikan lagi. Teknologi IS telah menjadi salah satu keperluan asas masyarakat sepertimana keperluan asas Abraham Moslow yang merangkumi makanan, keselamatan, pakaian dan perlindungan.Oleh yang demikian, sebagai perunding IT dalam syarikat tempat saya bertugas, saya akan menyediakan laporan untuk menyakinkan pihak pengurusan atasan untuk mengguna  pakai Sistem Maklumat bagi mencapai integrasi pengorganisasian. Sistem maklumat didefinisikan sebagai gabungan perkakasan,perisian dan sistem komunikasi yang menyokong operasi perniagaan untuk meningkatkan produktiviti dan membantu pengurus membuat keputusan.

Aplikasi sistem maklumat membawa maksud bagaimana bentuk,cara dan rupa sistem maklumat dalam reality sesebuah organisasi kerana setiap organisasi yang berlainan mempunyai aplikasi sistem maklumat yang berbeza yang dicetuskan oleh pelbagai faktor seperti kesesuian dengan misi dan objektif pembangunan sesebuah organisasi. Sejarah kewujudan sistem maklumat serentak dengan sejarah sains komputer yang bermula lama sebelum disiplin moden sains komputer muncul pada abad ke-20. Mengenai edaran maklumat dan idea, pelbagai sistem maklumat legasi masih wujud hari ini yang sentiasa dikemaskini untuk menggalakkan pendekatan etnografi, untuk memastikan integriti data, dan untuk meningkatkan keberkesanan sosial dan kecekapan keseluruhan proses. Secara umum, sistem maklumat tertumpu kepada proses maklumat dalam organisasi terutamanya dalam perusahaan perniagaan yan mana ianya dilihat dapat dikongsi manfaat dengan masyarakat sekeliling.

Sistem Maklumat (SI) adalah kombinasi dari teknologi maklumat dan aktiviti daripada orang yang menggunakan teknologi itu untuk menyokong operasi dan pengurusan dan ianya adalah kajian berkaitan rangkaian yang saling melengkapi peranti keras dan perisian daripada orang dan organisasi menggunakan untuk mengumpul, menapis, memproses, membuat, dan mengedarkan data. Istilah sistem maklumat yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik melalui data,teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) untuk menyokong proses perniagaan.

Selain itu sistem maklumat juga dilihat boleh menyokong pengurus dan kakitangan bagi menganalisa masalah,mengambarkan subjek yang kompleks serta produk dan perkhidmatan baru. Kewujudan sesebuah organisasi sama ada organisasi kecil,besar,swasta atau awam memainkan peranan penting kepada pembangunan dan standard sesebuah negara. Kerajaan Malaysia misalnya telah menggalakkan pertumbuhan organisasi atau syarikat melalui dasar-dasar yang direka bentuk demi pembangunan bangsa.Melalui galakkan tersebut,ianya membawa kepada organisasi,syarikat atau firma-firma berkembang pesat dan tumbuh bagai cendawan selepas hujan.Namun begitu dinamika dalam arus persekitaran global telah melahirkan implikasi tertentu kepada kestabilan dan kemakmuran firma-firma tersebut serta memaksa mereka membangunkan strategi baru yang kompetatif  sekaligus membolehkan mereka menyesuaikan diri dengan persekitaran global yang seringkali berubah dan sukar dijangka.

Sistem maklumat dilaksanakan dalam sesebuah organisasi bagi tujuan meningkatkan keberkesanan dan kecekapan organisasi itu. Keupayaan sistem maklumat dan ciri-ciri organisasi, sistem kerja, orang, dan pembangunan dan kaedah pelaksanaan bersama-sama menentukan sejauh mana maksud itu dicapai. Terdapat pelbagai jenis sistem maklumat contohnya sistem pejabat, sistem pemprosesan transaksi sistem sokongan keputusan, sistem pengurusan pangkalan data, sistem pengurusan pengetahuan dan sistem maklumat pejabat. Teknologi maklumat adalah sumber yang sangat penting kepada pembangunan sesebuah syarikat dimana ianya telah mewujudkan jawatan Ketua Pegawai Maklumat(CIO) yang menganggotai lembaga eksekutif dengan Ketua Pegawai Eksekutif (CEO), Ketua Pegawai Kewangan (CFO), Ketua Pegawai Operasi (COO) dan Ketua Pegawai Teknikal (CTO). CTO juga boleh berkhidmat sebagai CIO, dan begitu juga sebaliknya. Ketua Pegawai Keselamatan Maklumat (CISO) memberi tumpuan kepada pengurusan keselamatan maklumat. mengendalikan sejumlah besar maklumat, melaksanakan pengiraan kompleks, dan mengawal pelbagai proses serentak.Sistem Maklumat  terdiri daripada lima komponen utama seperti berikut:-

(i)          Manusia

Menurut pakar yang dikenali sebagai Kees Bertens, manusia adalah setiap makhluk yang terdiri dari dua unsur yang satuannya tidak dapat dinyatakan dalam bentuk apapun.Sementara itu menurut  Paula J. C. & Janet W. K. manusia merupakan makhluk yang terbuka, bebas memilih makna di dalam setiap situasi, mengemban tanggung jawab atas setiap keputusan, yang hidup secara berkelanjutan, serta turut menyusun pola hubungan antar sesama dan unggul multidimensional dengan berbagai kemungkinan.Manusia dilihat sebagai pengeluar produk, memberi perkhidmatan, menyelesaikan masalah serta membuat keputusan.Bahkan manusia yang menggunakan komputer dikenali sebagai pengguna akhir end user atau pengguna. Manusia merupakan sumber paling penting dalam sistem maklumat dan melengkapi kepada kewujudan teknologi ICT atau komputer misalnya untuk berkhidmat kepada manusia ,fakta alam sekitar,kerjaya dalam IT untuk menampilkan sistem yang menarik dan praktikal.Malahan penerokaan eksplorasi Web juga dilihat digarap oleh manusia contohnya melalui pembelajaran tentang kandungan maklumat laman web yang tiada had dan menghadapi pelbagai cabaran rintangan adalah untuk mencari maklumat yang anda cari seperti bahan maklumat,tinjauan dan sebagainya.

(ii)         Proses

    Maksud proses menurut para ahli, dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat dalam bukunya yang bertajuk “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” mengatakan bahwa proses adalah sesuatu tuntutan perubahan dari suatu peristiwa dan perkembangan sesuatu yang dilakukan secara terus-menerus.Kaedah-kaedah atau garis panduan bagi orang ramai untuk mengikuti apabila menggunakan perisian, perkakasan, dan data adalah dikenali sebagai satu proses. Proses  ini biasanya didokumentasikan dalam manual yang ditulis oleh pakar komputer. Perisian dan perkakasan mengeluarkan serta menyediakan manual dengan produk mereka. Contonya panduan yang disediakan sama ada dalam bentuk bercetak atau elektronik oleh sesebuah syarikat.

(iii)       Perisian

    Perisian didefinisikan sebagai program yang mengawal operasi komputer dan dokumentasi.Perisian boleh dibahagikan kepada empat kelas utama iaitu perisian sistem, perisian pengaturcaraan, perisian penggunaan, perisian untuk tujuan penyelenggaraan dan keselamatan. Perisian pengendalian membantu mengawal perkakasan komputer, sistem komputer dan sebagai contoh "Operating system", Disk Partition, BIOS, GRUB, MBR dan lain-lain berkaitan. Manakalan perisian pengaturcaraan selalunya menyediakan alatan untuk memudahkan pembikinan perisian itu sendiri. contohnya pengkompil, penyunting teks dan lain-lain berkaitan Perisian penggunaan atau aplikasi pula membantu menjalankan tugas-tugas bersifat gunaan(tidak berkenaan dengan komputer) seperti mengarang, melukis, mengedit gambar dan sebagainya.Sementara itu Perisian Penyelenggaran dan Keselamatan atau aplikasi penyelenggaraan dan keselamatanmembantu menjalankan tugas-tugas bersifat selenggara pencegahan dan pembetulan (tidak berkenaan dengan komputer) seperti "error checking", "defragment", "device manager", antivirus dan lain-lain perisian berkaitan dengan penyelenggaraan dan keselamatan. Perisian mungkin digambarkan sebagai perisian pengguna akhir. Program-program ini boleh dikategorikan sebagai sama ada permohonan asas atau khusus.Aplikasi asas digunakan secara meluas dalam hampir semua bidang kerjaya. Mereka adalah jenis program yang anda perlu tahu yang perlu dipertimbangkan computer kompeten. Salah satu aplikasi ini adalah penyemak imbas untuk mengemudi, menjelajah dan mencari maklumat di internet. Kedua-dua pelayar yang paling banyak digunakanadalah Internet Explorer Microsoft dan Netscape Navigator.

(iv)        Data

    Data adalah fakta asas atau fakta mentah yang terdiri daripada teks,gambar rajah,grafik,imej dan klip video yang tidak bermakna. Data adalah fakta mentah, belum diproses, termasuk teks, nombor, imej, bunyi. Seperti yang telah kita sebutkan sebelum ini, memproses data menjadi maklumat. Apabila disimpan secara elektronik dalam fail, data boleh digunakan secara langsung sebagai input untuk unit sistem.Menurutnya lagi terdapat empat (4) jenis Fail yang biasa digunakan iaituK Fail dokumen, dicipta oleh pemproses perkataan untuk menyimpan dokumen-dokumen seperti memo, kertas panjang, dan surat. Lembaran kerja fail yang dicipta oleh spreadsheet elektronik untuk menganalisis perkara-perkara seperti belanjawan dan meramal jualan.

    Fail pangkalan data, biasanya dicipta oleh program pengurusan pangkalan data yang mengandungi data yang sangat berstruktur dan dianjurkan. Sebagai contoh, fail pangkalan data pekerja mungkin mengandungi semua nama pekerja, nombor keselamatan sosial, gelaran kerja, dan lain-lain kepingan maklumat yang berkaitan.Seterusnya adalah fail pembentangan, dicipta oleh program grafik persembahan untuk menyimpan bahan-bahan persembahan. Sebagai contoh, fail mungkin mengandungi pemberian penonton, nota pensyarah, dan slaid elektronik. Hampir semua sistem komputer hari ini menambah satu bahagian tambahan kepada sistem maklumat. Bahagian ini, yang dipanggil sambungan, biasanya menggunakan internet dan membolehkan pengguna untuk banyak mengembangkan keupayaan dan kegunaan sistem maklumat mereka.Dalam sistem komputer yang besar, terdapat pakar yang menulis prosedur, membangunkan perisian, dan rakaman data. Walau bagaimanapun, dalam system mikrokomputer, pengguna akhir sering melaksanakan operasi ini. Untuk menjadi pengguna akhir yang kompeten, kita mesti memahami keperluan teknologi maklumat (IT), termasuk perisian,perkakasan dan data.

(v)         Perkakasan

    Perkakasan adalah komponen jenis fizikal yang dihubungkan secara terus dengan komputer atau sistem yang lain. Ia juga merupakan alat yang digunakan sebagai input, dan aktiviti pemprosesan serta output. Perkakasan merupakan satu alat  yang memproses data untuk mewujudkan maklumat . Komputer adalah peranti elektronik yang boleh mengikuti arahan untuk menerima input, proses input, dan menghasilkan maklumat. Walau bagaimanapun, adalah hampir pasti bahawa anda akan bersentuhan, sekurang-kurangnya secara tidak langsung, dengan lain-lain jenis komputer.Dalam dunia siber ini,terdapat empat (4) jenis computer yang dikenali sebagai super komputer, Komputer Kerangka Utama, minikomputer, dan Mikrokomputer dan masing-masing mempunyai peranan yang tersendiri dalam ssistem maklumat iaitu Superkomputer adalah jenis yang paling berkuasa komputer. Mesin ini adalah computer khas yang berkapasiti tinggi yang digunakan oleh organisasi yang sangat besar. Manakala komputer kerangka utama menginap di wayar khas, bilik berhawa dingin. Walaupun tidak hampir berkuasa sebagai superkomputer, komputer kerangka utama yang mampu kelajuan pemprosesan yang besar dan penyimpanan data. Mini computer pula  dikenali sebagai midrange, komputer, mesin peti sejuk yang bersaiz. Syarikat bersaiz sederhana atau jabatan syarikat-syarikat besar biasanya menggunakan mereka bagi tujuan tertentu. Sebagai contoh, jabatan pengeluaran menggunakan minikomputer untuk memantau proses pembuatan tertentu dan operasi talianpemasangan. Mikrokomputer adalah kurang kuat, tetapi yang paling banyak digunakan dan paling cepat berkembang jenis komputer. Terdapat enam jenis mikrokomputer: desktop, pusat media, notebook, netbook, tablet PC, dan komputer pegang tangan.

 

2.0 KENAPA SISTEM MAKLUMAT DALAM ORGANISASI PENTING?

Evolusi sistem maklumat bermula pada tahun 1970-an.Pada awal 80-an, peranan sistem maklumat selaras dengan perkembangan teknologi komputer, perisian dan rangkaian aplikasi teknologi maklumat dalam pengurusan.Seterusnya pada tahun 1990-an telah muncul dimensi baru di mana konsep sistem maklumat eksekutif melonjak naik dalam pembangunan sesebuah syarikat. Fenomena ini dicetuskan oleh perkembangan bidang buatan (Arificial Arificial Intelligent Intelligent AK) , sistem pakar (Expert (Expert Sistem-ES) dan sistem pekerja pekerja pengetahuan pengetahuan (Knowledge Worker System (Knowledge Worker System-KWS) dan kini sistem maklumat telah membangunan dan digunakan sebagai satu alat (tool) yang berkesan dan berperanan menyediakan organisasi dengan limpahan maklumat dunia siber yang merangkumi Sistem Sokongan Keputusan,Sistem Maklumat Eksekutif,Sistem Pakar,Sistem Pengkomputeran Pengguna Akhir,Sistem Maklumat Strategik,Sistem Maklumat Perniagaan,Sistem Maklumat Bersepadu dan Sistem Maklumat Pengetahuan.

Sistem maklumat ditaktifkan sebagai satu kombinasi terdiri daripada manusia, perkakasan,rangkaian dan perisian data yang bertanggungjawab mewujud, mengumpul, menukar dan mengagihkan maklumat dalam sesebuah organisasi.Menurut mereka lagi sistem ini adalah kitaran proses mewujud atau memperolehi serta mengumpulkan maklumat daripada pelbagai bentuk,memproses dan menukar maklumat yang diperoleh kedalam bentuk yang diinginkan. Dalam konteks persekitaran sistem maklumat dalam sesebuah organisasi perniagaan masa kini,terdapat beberapa justifikasi yang membawa kepada pentingnya pembelajaran sistem maklumat berdasarkan tuntutan dan perubahan persekitaran semasa.Antaranya adalah justifikasi penggunaan teknologi maklumat dalam sesebuah organisasi atau firma menjadi bidang teras kepada pembangunan kejayaan perlaksanaan dasar ekonomi berteraskan pengetahunan (K-Ekonomi) terutama di Negara Malaysia.Ini kerana K-Ekonomi menuntut segenap lapisan masyarakat supaya menggunakan aplikasi dan teknologi maklumat perniagaan pada kadar yang maksima.Pakar dalam bidang sistem maklumat atau teknologi maklumat menjadi pembimbing dan pemimpin kepada masyarakat peniaga khususnya terutama dari sudut penggunaan aplikasi dan teknologi sistem maklumat perniagaan.

Selain itu, justifikasi lain ialah dari aspek pembelajaran mengenai teknologi sistem maklumat merupakan penyokong kepada peningkatan perniagaan melalui siber iaitu perniagaan internet.Kadar kegiatan di internet telah meningkat dan ketua-ketua Pegawai Eksekutif (CEO) perniagaan semakin sedar bahawa perniagaan dalam talian semakin menguntungkan.Ianya diyakinkan lagi dengan jangkaan bahawa  hasil e-dagang akan meningkat daripada RM 1.6 billion pada tahun tersebut (2004) kepada RM 11.4 billion dalam tahun 2014.Berdasarkan keputusan tersebut,tenaga kerja pakar dalam teknologi sistem maklumat amat diperlukan untuk menjan perkembangan perniagaan secara atas talian seantero dunia. Justifikasi seterusnya adalah teknologi sistem maklumat berperanan penting dalam mengurangkan jurang buta komputer dikalangan pekerja dalam sesebuah organisasi terutama dalama negara Malaysia.Menurut Rancangan Malaysia Ketujuh Kajian Separuh Penggal (2000) didapati kadar buta komputer dan teknologi maklumat agak tinggi.Dengan adanya platform dan projek teknologi maklumat seperti Pusat Komuniti Siber,Pusat Internet Desa,Perpustakaan Siber dan sebagainya ianya dilihat dapat mengurangkan jurang perbezaan diantara masyarakat bandar dan luar banda.Malahan masyarakat luar bandar juga mendapat peluang untuk meningkatkan kadar literasi sistem maklumat dan dapat menjana kewangan dalam mengedarkan perniagaan mereka ke serata dunia.

Bidang teknologi sistem maklumat atau sistem maklumat merupakan penghubung diantara pelbagai industri atau syarikat.Malahan ianya memudahkan syarikat mengaji pekerja atau graduan mahir dalam mengembangkn pasaran sesebuah organisasi.Justeru itu,masyarakat atau pekerja itu sendiri perlu memiliki kemahiran teori,kemahiran menganalisis komputer dengan cekap dan tepat dengan menggunakan daya fikir kreatif dalam membuat keputusan dan mempunyai nilai yang diperlukan dalam industri atau organisasi. Bidang teknologi maklumat dilihat sebagai asas kepada menghramonikan sektor perniagaan dengan teknologi maklumat semasa. Sinergi di antara teknologi sistem maklumat dan perniagaan adalah penting untuk meningkatkan daya saing peniagaan seterusnya membawa kepada kejayaan entitui perniagaan alam maya.Oleh yang demikian,sesebuah syarikat perlu melantik pekerja yang terdiri daripada graduan yang menjurus kepada perniagaan,pengurusan sumber manusia atau sebagainya yang memiliki kemahiran pengetahuan dalam bidang perniagaan terutama sistem maklumat bagi memberikan nilai tambah kepada kemahiran sedia ada. Sistem maklumat mempunyai peranan nya terutama dari aspek menjalankan fungsi pemasaran,menghasilkan strategi pemasaran yang terbaik,memproses data transaksi organisasi dengan cekap,menghubungkan secara atas talian dengan pelanggan dan pembekal,mempercepatkan aktiviti transaksif,membantu organisasi untuk bersaing dan terus bertahan di pasaran,menguruskan rekod-rekod organisasi dan sumber manusiah serta membantu penyelesaian masalah organisasi.

Justifikasi seterusnya dilihat sebagai membantu pembangunan usahawan. Penggunaan dan implimentasi teknologi maklumat berfungsi dalam membantu usahawan IT bumiputera atau firma-firma untuk mengembangkan aktiviti e-niaga ke pentas antarabangsa.Sistem maklumat dalam bidang perniagaan mempunyai fungsi dari sudut Perakaunan iaitu untuk menyimpan semua rekod transaksi organisasi dengan tepat. Sementara itu dari aspek penjanaan dokumen ianya dilihat sebagai pengeluaran dokumen perniagaan seperti invois,penyata bulanan dan sebagainya.Seterunya Laporan kawalan yang menjadi asas kepada laporan yang dijanakan hasil daripada operasipemprosesan transaksi yang bertujuan untukmengawal operasi organisasi.Malahan sistem ini dilihat mempunyai pelbagai kelebihan menggunakan sistem maklumat dalam bidang perniagaan Penjimatan kos operasi,menjimatkan masa,memudahkan pelanggand serta  mengurangkan risiko.Jelasnya ia dilihat menjadi pedoman kepada justifikasi sistem ini kepada perniagaan pada masa kini.

3.0 PROSES YANG TERLIBAT DALAM PERANCANGAN SISTEM MAKLUMAT

            Perancangan sistem maklumat merujuk kepada satu proses yang menggunakan strategi, matlamat dan maklumat organisasi bertujuan mengenalpasti dan memilih sesuatu sistem untuk di bangunkan serta masa yang sesuai untuk membangunkan sistem tersebut.Perancangan sistem ditakrifkan sebagai panduan untuk menunjukkan arah pembangun sistem , rasional pembangunan sistem,situasi semasa, strategi pengurusan, perancangan, mengimplementasi dan belanjawan yang bermatlamatkan mengelakkan pertindihan sistem,menyatukan aplikasi-aplikasi semasa,memastikan sistem dibangunkan mengikut nilai dalam mencapai sesuatu objektif,memastikan sistem dihubungkait dengan perancangan induk serta memastikan pengguna memang menggunakan atau memerlukan sistem tersebut. Proses yang terlibat dalam perancangan sistem maklumat dalam sesebuah organisasi adalah melalui Perancangan Strategik dan Enterprise Analysis atau Peracangan Sistem Perniagaan.

Perancangan stategik merupakan pengenalpastian dan perincian strategi jangka masa panjang.Ianya perlu diusahakan berdasarkan langkah-langkah seperti menyelesaikan  isu-isu perancangan asas, mengumpul maklumat penting, mewujudkan analisa situasi dan mengenalpasti kekangan-kekangan perancangan.Seterusnya sesebuah organisasi perlu setkan objektif dengan menyediakan dokumen perancangan strategic terutama  dari sudut Perancangan Pengoperasian yang mana ianya merupakan pengenalpastian perincian dan penjadualan kerja untuk melaksanakan tugas-tugas strategik. Proses atau langkah dalam perancangan pengoperasian serta dari aspek kenalpasti projek melalui pemilihan gabungan optimum projek dan kemudian menentukan keutamaan lalu menagihkan sumber-sumber dan jadualkan projek dan kemudian menyediakan dokumen perancangan pengoperasian.

            Seterusnya adalah melalui proses Enterprise Analysis atau Perancangan Sistem Perniagaan.Ianya merupakan satu pendekatan yang membantu organisasi dalam membangunkan perancangan sistem maklumat untuk memenuhi keperluan maklumat jangka masa panjang dan pendek organisasi. Objektif dalam proses ini adalah menterjemahkan misi, strategi dan struktur organisasi ke dalam bentuk sistem.Kedua menentukan keutamaan sistem maklumat dan menentukan sumber bagi memastikan ianya mendapat pulangan yang tinggi dan yang ketiga adalah merancang sistem maklumat untuk kegunaan jangka masa panjang berdasarkan proses di dalam organisasi. Terdapat dua (2) kaedah dalam perancangan Enterprise Analysis iaitu perancangan atas ke bawah.Ianya memerlukan kumpulan pengurusan atasan melakarkan strategi, misi, dan objektif organisasi kepada kumpulan penyelidik. Seterusnya penyelidik akan menemubual secara sistematik pengurus-pengurus di alam organisasi untuk mengenalpasti bagaimana objektif akan dilaksanakan dan proses-proses yang terlibat di dalam organisasi. Selepas itu kumpulan penyelidik akan menilai jenis-jenis data yang diperlukan untuk menyokong proses organisasi. Akhirnya kumpulan penyelidik akan membuat rekabentuk untuk mengenalpasti perhubungan antara jenis-jenis data dengan proses organisasi dan yang kedua adalah perancangan bawah ke atas yang mana ianya melibatkan aktiviti pembangunan aplikasi oleh pengguna akhir. Setiap aplikasi perlu menyediakan fungsi perniagaan yang menyokong misi dan objektif organisasi. Terdapat tujuh (7) langkah atau kaedah proses perancangan maklumat bagi memastikan keberkesanan perancangan sistem maklumat organisasi selaras dengan keperluan perniagaan iaitu dari aspek:-

i)             Perancangan Taktika

Pengurusan  taktikal menerangkan tentang bila dan bagaimana sesebubauh  matlamat stategik dapat direalisasilan dalam jangka masa yang pendek.Ianya merupakan satu perancangan yang terperinci dan tertumpu kepada aktiviti-aktiviti tempoh yang terdekat dengan hadirnya pelan yang bertindak untuk mengukur pembangunan dan prestasi dalam perancangan stategik organisasi dan berfokuskan penjadualan pembangunan sistem maklumat (IS.)

ii)           Perancangan Operasi

Percangan operasi adalah berkaitan dengan   pelaksanaan aktiviti-aktiviti harian dengan mengambil berat terhadap tugasan dan sumber yang mesti dilaksanakan. Isu ini mestilah memastikan fungsi sistem tersebut mengutamakan objektifnya termasuk menangani kekangan atau halangan pada fungsi berkiatan contohnya teknologi,sumber manusia dan kewangan.

iii)          Misi Korporat

Proses menentukan misi korporat adalah sangat penting dari setiap sudut fungsi sesebuah organisasi, syarikat atau firma. Semua pengurusan dalam pelbagai peringkat cawangan, cabang dilihat perlu memberi fokus pada misi tersebut. Oleh itu perancangan stategik bermula dengan misi korporat yang memperjelaskan matlamat dan tujuan organisasi secara terperinci dan menyeluruh. Visi dan misi yang digubal menetapkan hala tuju organisasi serta pencapaian yang diinginkan. Selain daripada itu, visi dan misi yang ditetapkan akan menentukan masa hadapan yang lebih baik daripada pencapaian semasa organisasi. Visi dan misi hendaklah difahami dan dikongsi bersama oleh setiap individu dalam organisasi.

vi)   Misi Sistem Maklumat

Misi terdiri daripada komponen matlamat-matlamat yang perlu digapai dengan penggunaan sistem maklumat yang konsiten dengan matlamat pembangunan sesebuah organisasi. Pengurusan sistem maklumat merancang misi sistem maklumat berlandaskan matlamat pembangunan sesebuah organisasi, misalnya misi MARA adalah menerajui bidang keusahawanan, pendidikan dan pelaburan untuk penguasaan ekuiti Bumiputera.Oleh  yang demikian setiap cabang samaada bahagian kewangan, bahagian korporat, bahagian pengurusan dan sebagainya perlu bersatu hati dalam mencapai misi syarikat tersebut.

iv)          Visi Sistem Maklumat

Pengurusan sistem maklumat dalam sesebuah organisasi telah mengariskan visi sistem maklumat terhadap telekomunikasi, perkakasan dan perisian yang bakal menyumbang kepada pencapaian matlamat organisasi berkaitan contohnya seorang pelanggan yang diberikan kebenaran untuk mengakses laman web organisasi untuk mendapatkan maklumat atau carian berkaitan syarikat tersebut.

v)           Perancangan Strategik

Sesebuah organisasi perlu mempunyai perancangan yang strategik yang yang dilakukan untuk perancangan tiga ke lima tahun dalam sistem maklumat syarikat  yang mengandungi tindakan yang perlu digunakan berkaitan teknologi maklumat  dan kemudahan sistem yang memenuhi tiga kriteria yang teridiri daripada sejajar dengan perancangan strategik organisasi,menyediakan seni bina teknologi maklumat untuk membolehkan aplikasi,pangkalan data dan pengguna disambung dan diintegerasikan dalam proses mencapai objektif sesebuah organisasi.

vi)          Belanjawan

Dalam usaha memajukan sesebuah organisasi perancangan aktiviti atau program organisasi perlu selaras dan bersesuian dengan sumber kewangan syarikat. Misalnya jika Syarikat A hendak melaksanakan acara Sukan Larian Amal Peringkat Syaikat,maka mesyuarat perlu dijalankan untuk memastikan sumber kewangan mencukupi dan pelaksanaan aktiviti tersebut disokong dan disertai sejumlah peserta yang mencukupi bagi mengelakkan berlaku pembaziran  perbelanjaan.

 

4.0 SOKONGAN SISTEM MAKLUMAT BAGI PERINGKAT PENGURUSAN

Sistem maklumat didefinisikan sebagai sejenis modul yang berkaitan dengan pengumpulan, pemasukan, penyimpanan, pemprosesan, pengeluaran dan penyebaran maklumat.Sistem maklumat pengurusan didefinisikan sebagai interaksi antara manusia dan mesin yang bertujuan untuk mengurus organisasi melalui pengumpulan dan penyebaran maklumat.Ia merujuk kepada set keseluruhan sistem perniagaan yang direka bentuk untuk memproses data yang rutin serta menjana maklumat bagi kegunaan pembuat keputusan.Sistem ini juga merupakan set komponen yang saling berkaitan antara satu dengan yang lain serta melaksanakan fungsi pemprosesan data atau maklumat dengan cekap.Tujuan Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) ditubuhkan adalah untuk membangunkan sistem yang berdaya maju bagi memaksimumkan penggunaan kaedah data terkini yang berkesan terhadap amalan-amalan pengurusan.Pembangunan dan penggunaan sistem maklumat pengurusan dewasa ini berhadapan dengan pelbagai cabaran berikutan perubahan dalam dan luaran dalam sesebuah organisasi.Dalam membantu mencapai matlamat ,visi,misi dan fungsi sesebuah organisasi,beberapa jenis sistem maklumat dibangunkan dengan kesesuaian berlandaskan tiga (3) tahap pengurusan mengikut kategori-kategori yang telah digariskan dalam sistem yang diagihkan kepada berikut:-

i)  Tahap Pengurusan Operasi - Sistem Sokongan Operasi

            Pengurusan operasi merujuk kepada mereka yang terlibat secara langsung dalam mengendalikan serta mengawasi perlaksanaan operasi harian organisasi.Mereka perlu memastikan tugasan yang telah diberikan dan dijadualkan dapat dilaksanakan tepat pada masanya.Dalam tahap ini masalah yang sering berlaku adalah masalah berstruktur yang dapat ditangani dengan prosedur khusu. Oleh itu Sistem Maklumat Transaksi diwujudkan bagi membantu pengurusan di tahap ini.TPS mampu untuk mengumpul segala maklumat berkaitan dengan urus niaga perniagaan dan memprosesnya bagi menghasilakan output yang relevan. Sistem sokongan operasi dikategorikan kepada tiga iaitu Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS),Sistem Kawalan Proses(PCS) dan Sistem Kolaboratif Perusahaan(ECS).Sistem Pemprosesan Urus Niaga(TPS) digunakan semasa tahap operasi dimana ia melaksana dan merekod segala urus niaga harian dalam sesebuah organisasi contohnya sistem pengajian,sistem pendaftaran,sistem permintaan pelanggan dan sistem membuat keputusan.

ii)  Tahap Pengurusan Tahap Pertengahan - Sistem Sokongan Pengurusan Taktikal        

            Sementara itu aras kedua dalam sokongan sistem maklumat adalah tahap pengurusan pertengahan iaitu sistem pengurusan taktikal yang mana pengurus bertanggungjawab membuat perancangan yang sederhana dalam organisasi.Ianya melibatkan bidang tugas yang terlibat dalam penjadualan dan belanjawan.Dalam aras ini masalh yang acapkali berlaku adalah bersifat semi-striktur yang memerlukan input maklumat dari peringkat pengurusan strategic dan pengurusan operasi.Ini kerana pengurus di tahap ini berperanan memastikan semua arahan dari pihak pengurusan staretgik dpat dijayakan oleh pengurus operasi. Sistem sokongan pengurusan taktikal terdiri daripada tiga (3) teraju utamanya iaitu Sistem Maklumat Pengurusan(MIS),Sistem sokongan Keputusan(DSS) dan Sistem Automasi Pejabat (OAS).Istilah Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) secara umumnya dilihat sebagai interaksi antara manusia dan mesin yang bertujuan untuk mengurus organisasi melalui pngumpulan dan penyebaran maklumat.Terdapat dua definisi DSS iaitu dari sudur definisi am dimana DSS merupakan sistem yang menyediakan kemudahan untuk penyelelesaian masalah dan komunikasi dalam penyelesaian masalah berstruktur.Pengertian kedua adalah dari aspek khusus iaitu DSS meujuk kepada sebuah sistem yang menyokong para pengurus atau sekumpulan kecil pengurus yang bertugas sebagai pasukan menyelesaikan masalah yang menemui penyelesaian pada masalah separa berstruktur dan memberi maklumat atau cadangan berkaitan dengan keputusan yang tertentu.

            Sistem maklumat pengurusan dapat membantu pengurus-pengurus peringkat pertengahan menjalanklan kerja-kerja pemantauan, pengawalan, pembuat keputusan dan juga aktiviti-aktiviti pengurusan secara pelaporan berkala contohnya sistem kawalan perlokasian semula melaporkan tentang kos pemindahan,pencarian dam pembiayaan rumah bagi pekerja di semua bahagian syarikat dengan tujuan membantu mengetahui sama ada kos sebenar melebihi belanjawan yang ditetapkan atau tidak.Terdapat enam (6) ciri-ciri MIS seperti membolehkan pengguna akhir menghasilakan laporan yang diperlukan melalui pengaturcaraan tertentu,mampu menyediakan maklumat untuk kegunaan para pengurus strategik dan taktikal, menyediakan laporan dalam bentuk salinan lembut atau bercetak, menggunakan data dalaman dan luaran, menyediakan laporan menggunakan format kekal dan seragam contohnya laporan kewangan berkala akan mempunyai medan dan jenis data  yang sama pada lokasi yang sama pada setiap laporan. MIS telah digunakan secara meluas dalam organisasi pengurusan perniagaan seperti perbankan,Jabatan Bendahari,Jabatan Akauntan,Jabatan Kastam,Jabatan Pendaftaran dan lain-lain.Peranan MIS dalam pengurusan antaranya adalah sistem ini menyediakan maklumat-maklumat yang membantu pengurusan dalam operasi,pengurusan dan pemprosesan membuat keputusan.Selain itu sistem maklumat pengurusaan merupakan sistem berkomputer kerana ia melibatkan penggunaan perkakasan,perisian,pengkalan data, prosedur, analisis, model, pengawalan, pengawasan,p erancangan dan pemprosessan keputusan.Malahan di dalam sesebuah organisasi,pengawalan dan penyelarasan operasi, proses membuat keputusan adalh sangat rumit dan kompleks,oleh itu pihak pengurusan memerlukan maklumat tentang aktiviti seperti maklumat jualan

 

            MIS berperanan dalam pengurusan kerana sistem maklumat pengurusan merupakan satu sistem bersepadu.Dalam pembangunan sesebuah organisasi,pengawalan dan penyelarasan operasi serta proses membuat keputusan agak rumit dan kompleks.Oleh itu pihak pengurusan memerlukan memerlukan maklumat tentang perjalanan aktiviti harian syarikat seperti maklumat jualan,promosi dan pemasaran,aktiviti persaing,jumlah pembayaran gaji dan kos-kos yag terlibat.MIS bergantung kepada sistem pemprosesan transaksi yang wujud bagi mendapatkan data dari pelbagai pihak. Di tahap pengurusan taktikal,pengurus bertanggungjawab membuat perancangan jangka pendek yang sederhana bagi organisasi,Anatar bidang tugas yang terlibat ialah penjadual dan perancangan belanjawan.Selain itu pengurus juga bertanggungjawab untuk mengagih-agihkan sumber serta mengawasi perlaksanaan tugas setiap unit dibawahnya. MIS mempunyai kemampuan analitikal yang amat terhad. ini menjadi landasan penting dalam membantu pengurusan pelbagai peringkat menjalankan kerja-kerja pemantauan, pengawalan dan membuat keputusan dalam sesebuah pentadbiran. Sebagai contoh,sistem kawalan lokasi dapat melaporkan tentang kos pemindahan,pencaria dan pembiayaain rumah bagi pekerja di sebuah firma dengan tujuan mengetahui samaada kos sebenar melebihi belanjawan yang ditetapkan atau tidak. MIS digunakan secara meluas alam pengurusan organisasi perniagaan pada abad ini terutama syarikat kewangan dan perbankn,pertukaran Wang,Jabatan Akauntan,Jabatan Pendaftara,Jabatan Kastam dan lain-lain.MIS merupakan sistem khusus yang diterbitkan pengurus dalam menguruskan sesebuah organisasi kearah mencapai matlamat dan objektifnya melalui unsur fungsi,sumber,pengawalan dan sebagainya.Sistem Ini memberikan impak positif terhadap industri syarikat kecil dan syarikat besar kerana ianya boleh di akses serta merta melalui telefon,laptop dan sebagainya.Selain itu pengguaan sistem maklumat pengurusan dalam pengeluaran dan pengoperasian yang fleksibel membenarkan firma atau kilang-kilang besar menawarkan kuantiti barangan dan amaun yang boleh diubah suai.Ianya jelas dilihat dengan penggunaan sistem ini,pelbagai manafaat dipeolehi oleh pelbagai pihak.

            Seterusnya pula adalah Sistem sokongan Keputusan(DSS) yang ditakrifkn oleh pakar yang dikenali sebagai Turban et.al(2005) sebagai pendekatan atau kaedah untuk menyokong dalam membuat keputusan.DSS juga berasaskan web dan internet dibangunkan untuk menyokong pembutan keputusan,menyediaan capaian dan menganalisa data.Sesetengan DSS disasarkan kepada pengurusan demi menarik minat pelanggan dengan menyediakan maklumat atau peralatan yang membantu dalam membuat keputusan sesuatu produk misalnya. Turban at.al (2005) berpendapat tiada ciri-cri tertentu dn piawaiaan terhadap sistem DSS.Business Intelligence adalah berkaitan rapat dengan sistem ini namun ia lebih kepada pelaksanaan web.Aplikasi ini adalah berkaitan dengan e-dagang yang tergolong dalam pengursan pembangunan produk dan nilai rantaian perniagaan. DSS dalam konteks sokongan keputusan dalam sesebuah organisasi bercirikan keupayaannya dari sudut sokongan membuat keputusan pada semua tahap pengurusan iaitu daripada eksekutif,atasan dan pengurusan lini.DSS juga menyokong untuk independent dan sequential decision dan ianya menjelaskan bahawa keputusan boleh dijalankan sekali,beberapa kali atau berulang kali bahkan sistem ini juga menyokong dalam kepelbagaian proses membuat keptusan,reka bentu,kumpulan maya dan pelaksanaan sesuatu aktiviti. Menurut Laudon dan Laudon (2oo2) kompenan DSS terdiri aripada lima (5) perisian iaitu pangkalan data yang digunakan untuk pertanyaan dan analisis,perisan sistem ydng dibangunakan melalui model tertentu,perlombongan data dan perlatan analisis,antara muka pengguna dan penggunan sistem.

iii)    Tahap Pengurusan Strategik - Sistem Pengurusan Stategik

Tahap yang tertinggi dalam struktur piramid sokongan sistem maklumat adalah sistem pengurusan stategik.Pengurusan tahap ini bertanggungjawab mengenalpasti visi, misi, matlamat, objektif, stategi dan polisi-polisi organisasi yang perlu dilaksanakan. Oleh itu perancangan perlu di buat dengan teliti bagi memastikan sebarang keputusan yang diambil tidak akan menimbulkan masalah di kemudian hari. Masalah yang timbul dalam tahap ini kebiasanya adalah tidak berstrukur dan ianaya menjadi landasan peranan dan tanggungjawab yang perlu dipikul pengurus tahap ini.Dalam usah membantu pengurus tahap ini Sistem Maklumat Eksekutif (Axecutive Information System-EIS),Sistem Sokongan Eksekutif )Executive Support System-ESS) dan Sistem Autonomi Pejabat(Office Automation System_OAS) diwujudkan.          

     Sistem Maklumat Eksekutif (EIS) mula diperkenalkan oleh Robin Mathew melalui kajiannya yang dijalankan di Kingston BusineEIS School di United Kingdom pada pertengahan tahun 1980-an. Sistem Maklumat Eksekutif (EIS) ditakrifkan sebagai penggunaan sistem komputer yang saling berhubung secara lagsung diantara komputer peribadi dengan komputer terminal melalui konteks pelaksanaan proses urus niaga.Ia menjadi medium yng memudahkan segala maklumat dan laporan dihantar terus kepada pihak eksekutif dan pengurusan kerana di sistem ini dihubungakan dalam pelbagai peringkat dalam organisasi. EIS merupakan ‘tools’ yang menyediakan capaian secara langsung terhadap maklumat yang relevan iaitu mengikut masa,tepat dan boleh digunakan dalam semua aspek perniagaan bersesuian dengan kehendak eksekutifnya. Objektif sistem ini adalah untuk menyediakan akses yang mudah dan cepat khususnya terhadapa faktor-faktor kejayan kritikal bagi sesebuah firma.Selain itu terdapat tiga (3) objektif utama kearah pembangunan EIS iaitu menyokong pengetahuan pengurus,capaian maklumat yang tepat dan sebagai sokogan kepada sistem sedia ada.

     Terdapat lapan (8) saluran utama dalam menyokong konsep dan prinsip EIS iaitu antara muka pengguna,pengkalan data eksekutif, kemudahan kumpul dan gabung data,teknik persembahan,teknik perlombongan data,teknik perancangan,tekinik komunikasi dan alat pembangunan. Melalui penggunaan EIS pengurus eksekutif mendapat maklumat daripada pelbagai sumber termasuk memo, surat, jadual, laporan, mesyuarat, panggilan telefon dan sebagainya.EIS dijadikan sebagai alat sokongan dn mejadi keperluan semasa para eksekutif dalam sesebuah organisasi contohnya esekutif boleh melihat rekod dan laporan yang terkini serta dapat membanti esketutif meneliti dan menilai maklumat yang dilaporan dengan had masa yang maksimum. EIS memperbaiki sistem kawalan dan perancangan organisai kerana sifatnya yang sentiasa membekalkan maklumat secara berterusan dan ianya dilihat meningkatkan kecekapan memperolehi data dengan membaiki sistem komunikasi dan kaedan akses maklumat.Ianya menyediakan pelbagai kemudahan seperti sistem status online,analisis data,tepat dan menghadkan masa dengan baik dan dapat memberikan eksekutif memperolehi ketepatan yang efiseien dalam membuat keputusan.

            Kesimpulanya, kesemua sistem yang dibangunkan secara amanya berperanan untuk menyokong pembuat keputusan dengan menyediaakan maklumat yang berkaitan dengan faktor kejayan yang perlu diusahakann untuk mencapai objektif yang ditetapkan dalam setiap peringkat sistem pengurusan sokongan. sistem ini menjadi landasan penting dalam menyokong dan mempertingkatkan prestasi pengurusan organisasi,syarikat atau firma-firma dalam konteks persekitaran semasa. MIS digunakan pada peringkat pengurusan sesebuah organisasi dengan menyediakan laporan-laporan bagi para pengurus syarikat serta menyediakan akses dalam talian kepada perkembangan terbaru organisasi. Ianya memberikan pendedahan tentang kepentingan ilmu penggunaan teknologi terkini bagi memastikan semua masrakat tidak ketinggal di belakang kerana bidang ini telah menjadi sumber pembangunan ekonomi serantau. Sistem maklumat,sistem komputer dan internet telah memberikan pelbagai faedah kepada organisasi,masyarakat dan individu.Pembangunan aplikasi sistem maklumat membolehkan organisasi meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja pada zaman siber ini.Dalam memajukan dunia siber semua puhak perlu mempelajari proses dan prosedur sesuati sistem sebagai nada kepada pembangunan dalam perancangan dan membukaan sesebuah sistem dalam meningkatkan keupayaan sesebuah organisasi.Teknologi cepat berkembang melalui masa dan memberikan faedah kepada dunia.Semua pihak dalam struktur organisasi perlu bersama-sama menghadapi kesulitan dan kerumitan prosedur dan proses sepanjang pembangunan sesebuah organisasi untuk mengapai matlamatnya.